Belcotax

SNAG-0007L’administration exige maintenant un fichier .BOW, une forme compacte du fichier .XML. Un module de préparation et de validation est désormais distribué avec Infodons.

Il porte chaque année le même nom, mais il est spécifique à une année fiscale déterminée.

Il vous permet :

  • De vérifier que votre fichier d’attestations fiscales sera accepté par l’administration, c’est-à-dire si le fichier .xmlerror produit, ne contient que des lignes avec le mot warning ou bypassable error.
  • De le transformer en fichier .BOW, que vous pourrez ensuite télécharger sur Belcotax-On-Web.

La procédure est amplement détaillée dans le manuel administrateur p. 65 et suivantes.

Vous trouverez aussi une réponse à la question « Comment utiliser le module de validation » sur la page consacrée à la documentation technique de Belcotax On Web.

Imaginons que vous ayez effectué votre envoi à Belcotax et que vous vous rendiez compte qu’il vous manque, pour quelque raison que ce soit, un grand nombre d’attestations fiscales.

Dans ce cas, il est préférable de supprimer l’envoi Belcotax et de faire un nouvel envoi.

Pour préparer le nouvel envoi, vous devrez reprendre toute la procédure décrite ici. Vous aurez besoin du numéro d’envoi. Celui-ci se trouve dans l’accusé de réception que vous avez reçu par mail.

Pour supprimer un envoi, voici la procédure :

  • Rubrique : recherche et mise à jour ;
  • Envoi–> indiquer le numéro d’envoi ;
  • Cliquer sur l’icône « corbeille » ;
  • Envoyer ;
  • Après validation de l’annulation, vous pourrez envoyer le nouveau fichier.

Realistic_Triangle_WarningLe dépôt électronique des attestations fiscales est la règle et le dépôt classique sous format papier, l’exception.

La présentation ci-après se limite à l’examen du dépôt des attestations fiscales (281.71) à l’administration à l’exclusion de toute autre fiche fiscale.

Belcotax On Web permet à une association de transmettre les attestations fiscales à l’administration de manière électronique selon un schéma préétabli.

À condition que l’attestation respecte des conditions de forme strictes ou fournisse le numéro national du donateur, ce dernier, s’il fait sa déclaration fiscale via Tax On Web, ne devra plus encoder l’attestation fiscale dans la rubrique prévue à cet effet.

Le fameux numéro national ou NN…

Le numéro national est la clé de voûte du système. Il avait été question à une époque d’imposer aux associations de demander aux donateurs leur numéro national. Cette obligation n’est jamais entrée en vigueur devant le tollé provoqué par cette supposée atteinte à la vie privée. Cependant si l’institution fournit le NN c’est le seul moyen d’identifier le donateur avec certitude, d’où l’ambiguïté du système…

Quand le NN n’est par fourni dans l’attestation, l’administration le recherche. Pour que cette recherche aboutisse, un certain nombre de conditions doivent être remplies: le nom, le prénom et une adresse complète doivent être fournis. Voici quelques exemples.

SNAG-0617

Autres aspects

  1. La modification d’une fiche sur Belcotax On Web ne peut porter que sur le montant des versements effectués. S’il y a changement du nom ou de l’adresse, d’abord supprimer la fiche et en recommencer une nouvelle.
  2. Le système accepte des fiches établies de personnes résidant à l’étranger mais n’en fera aucun usage, raison pour laquelle Infodons ne produit pas d’attestation fiscale pour les donateurs résidant à l’étranger.
  3. Il est possible d’intervenir sur les fiches de trois exercices au moins. Cependant, si la déclaration fiscale a déjà été effectuée, il appartiendra au déclarant de signaler à son contrôleur qu’une nouvelle fiche a été établie.
  4. En cas de présence de nombreuses erreurs ou omissions, il est préférable de supprimer l’envoi et de le recommencer. Voir ici.

Voir également le manuel administrateur et les instructions de l’administration.