Belcotax
Confection d’un fichier .BOW au départ d’un fichier .XML
Un module de validation revenus est disponible sur BelcotaxOnWeb. Une fois le module téléchargé sur votre PC, vous pourrez vérifier que le contenu de votre fichier d’attestations fiscales est parfait avant de l’envoyer. Et s’il est validé, vous pourrez le transformer immédiatement en fichier .bow, que vous pourrez ensuite télécharger sur BelcotaxOnWeb.
Nous vous encourageons à utiliser ce module. En effet, au bout du processus, vous aurez la certitude que votre fichier sera accepté.
Il est disponible à la page documentation technique
- Téléchargez-le dans votre répertoire Infodons\xml. Si l’icône se présente comme ci-dessus, vous pouvez passer à l’étape 2. Dans le cas contraire, installez Java, version Windows hors ligne et cliquez à nouveau sur belcoltax.jnlp. Si rien ne se passe, clic droit sur <belcoltax.jnlp, option Ouvrir avec > Choisir une autre application > Choisir une application sur votre PC > C:\Program Files\Java\jre1.8.0_361\bin\javaws.exe. La portion jre.1.8.0_361 peut changer avec le N° de version de java installée.
- Cliquez sur l'icône. Après quelques secondes de téléchargement et avoir fait confiance au logiciel, vous obtenez un formulaire dans lequel il ne vous reste qu'à compléter le N° de BCE et indiquer où se trouver votre fichier .xml.
Si le clic sur l'icône ne produit rien, un clic droit sur belcotax.jnlp > Ouvrir avec > Choisir une autre application et effectuer le choix de C:\Programmes\Java\jre1.8.0_321\bin\javaws.exe. Attention, la portion jre1.8.0_321 change avec le numéro de version de Java. - Démarrez la conversion. Si la conversion se déroule sans problème, passez à l'étape 4.Un avertissement (erreur non bloquante) apparaît au traitement par l'administration du fichier Belcotax quand un donateur reçoit une attestation fiscale de plus de 5.000,00 €. Vous pouvez ignorer ces remarques.Dans le cas contraire, examinez le commentaire. Les fiches problématiques sont toujours indiquées. Corrigez les fiches donateurs, générez un nouveau fichier d'attestation fiscales et un nouveau fichier .xml. Tentez une nouvelle conversion.
4. Il ne vous reste plus qu’à télécharger votre ficher .bow sur BelcotaxOnWeb en sautant l’étape de préparation que vous venez d’effectuer. Passez directement à l’option Envoi Fichier.
Comment supprimer un envoi Belcotax ?
Imaginons que vous ayez effectué votre envoi à Belcotax et que vous vous rendiez compte qu’il vous manque, pour quelque raison que ce soit, un grand nombre d’attestations fiscales.
Dans ce cas, il est préférable de supprimer l’envoi Belcotax et de faire un nouvel envoi.
Pour préparer le nouvel envoi, vous devrez reprendre toute la procédure décrite ici. Vous aurez besoin du numéro d’envoi. Celui-ci se trouve dans l’accusé de réception que vous avez reçu par mail.
Pour supprimer un envoi, voici la procédure :
- Rubrique : recherche et mise à jour ;
- Envoi–> indiquer le numéro d’envoi ;
- Cliquer sur l’icône « corbeille » ;
- Envoyer ;
- Après validation de l’annulation, vous pourrez envoyer le nouveau fichier.
Qu’est-ce-que Belcotax on web ?
Le dépôt électronique des attestations fiscales est la règle et le dépôt classique sous format papier, l’exception.
La présentation ci-après se limite à l’examen du dépôt des attestations fiscales (281.71) à l’administration à l’exclusion de toute autre fiche fiscale.
Belcotax On Web permet à une association de transmettre les attestations fiscales à l’administration de manière électronique selon un schéma préétabli.
À condition que l’attestation respecte des conditions de forme strictes ou fournisse le numéro national du donateur, ce dernier, s’il fait sa déclaration fiscale via Tax On Web, ne devra plus encoder l’attestation fiscale dans la rubrique prévue à cet effet.
Le fameux numéro national ou NN…
Le numéro national est la clé de voûte du système. Il avait été question à une époque d’imposer aux associations de demander aux donateurs leur numéro national. Cette obligation n’est jamais entrée en vigueur devant le tollé provoqué par cette supposée atteinte à la vie privée. Cependant si l’institution fournit le NN c’est le seul moyen d’identifier le donateur avec certitude, d’où l’ambiguïté du système…
Quand le NN n’est par fourni dans l’attestation, l’administration le recherche. Pour que cette recherche aboutisse, un certain nombre de conditions doivent être remplies: le nom, le prénom et une adresse complète doivent être fournis. Voici quelques exemples.
Autres aspects
- La modification d’une fiche sur Belcotax On Web ne peut porter que sur le montant des versements effectués. S’il y a changement du nom ou de l’adresse, d’abord supprimer la fiche et en recommencer une nouvelle.
- Le système accepte des fiches établies de personnes résidant à l’étranger mais n’en fera aucun usage, raison pour laquelle Infodons ne produit pas d’attestation fiscale pour les donateurs résidant à l’étranger.
- Il est possible d’intervenir sur les fiches de trois exercices au moins. Cependant, si la déclaration fiscale a déjà été effectuée, il appartiendra au déclarant de signaler à son contrôleur qu’une nouvelle fiche a été établie.
- En cas de présence de nombreuses erreurs ou omissions, il est préférable de supprimer l’envoi et de le recommencer. Voir ici.
Voir également le manuel administrateur et les instructions de l’administration.